(PDF) Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol ...Pada Toko Prima Di Palu, Sulawesi Tengah . Merilin Wowiling . Jurusan Manajemen/Fakultas Bisnis dan Ekonomika . Merilin.Wowiling@gmail.com - DOKUMEN.TIPS (2023)

Rancangan Sistem Informasi Manajemen Sediaan

Pada Toko Prima Di Palu, Sulawesi Tengah

Merilin Wowiling Jurusan Manajemen/Fakultas Bisnis danEkonomika

[emailprotected]

Abstrak- Rancangan sistem informasi manajemen sediaan inibertujuan untuk

mengetahui untuk mendukung dan membantu proses pembelian danproses

penjualan agar lebih akurat dan tepat waktu di Toko Prima, Palu.Rancangan

sistem informasi manajemen sediaan sangat perlu dilakukan,karena operasional

berkaitan dengan proses pembelian dan proses penjualan di TokoPrima saat ini

yang masih dilakukan dengan cara manual, sehingga kurang efektifdan efisien.

Rancangan tersebut, diharapkan dapat mempermudah dalammendaptakan

informasi yang akurat berkaitan dengan sediaan bagi Toko Primadi masa yang

akan datang. Rancangan sistem informasi manajamen sediaanmenggunakan

aplikasi database di Accurate 5 dengan penambahan ElectronicData Processing

(EDP) yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak databasemanagement

system, yang dapat mengatur proses pembelian dan prosespenjualan sediaan di

Toko Prima. Rancangan tersebut juga terdapat data-data berkaitandengan

informasi badan usaha, pemasok, pelanggan, sediaan. Rancangansistem informasi

manajemen sediaan dapat menunjukkan bahwa dengan penambahanElectronic

Data Processing (EDP) dapat meningkatkan efektivitas danefisiensi dalam proses

pembelian dan proses penjualan di Toko Prima, karena semuaproses dapat

dilakukan dengan mudah,cepat dan akurat.

Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Sediaan, Database,Flowchart, Toko

Prima.

Abstract- Inventory Management Information System Design aims tosupport and

assist the process of buying and selling process to be moreaccurate and timely to

Toko Prima, Palu. The design inventory management informationsystem is very

important, because the operational activities related to theprocess of buying and

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1584

mailto:[emailprotected]

selling process at Toko Prima today is still done manually,making it less effective

and efficient. The design of the system is expected to ease inobtaining accurate

information relating to the inventory for Toko Prima in thefuture. The design

were used in Accurate 5 database applications with the additionof Electronic

Data Processing (EDP), which includes hardware and softwaredatabase

management system, which regulates the process of buying andselling process

inventory at Toko Prima. The design also contained data relatingto information

government, supplier, customer, and inventory. The designs ofmanagement

information system inventory shows that with addition ofElectronic Data

Processing (EDP) can increase the effectiveness and efficiencyin the process of

buying and selling process at Toko Prima, because all processcan be done more

easy, quickly and accurately.

Keywords: Management Information Systems, Inventory, Database,Flowchart,

Toko Prima.

PENDAHULUAN

Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi dapatdikatakan

seiring dengan perkembangan teknologi yang mempengaruhi hampirseluruh

kegiatan manusia. Dampak yang paling terasa dengan adanyaperkembangan

teknologi adalah dari sektor bisnis. Sistem berbasis teknologimenjadi sesuatu

yang tidak dapat dipisahkan dengan bisnis, dimana sistemtersebut diterapkan

untuk membantu menjalankan aktivitas bisnis perusahaan agarsemakin

berkembang dan dapat bersaing dengan pesaingnya. Bisnis tanpasistem informasi

berbasis teknologi pasti akan kalah oleh para pesaing yang sadarakan teknologi.

Para pengusaha sukses di dunia banyak menerapkan sisteminformasi berbasis

komputerisasi dalam kegiatan bisnisnya. Menurut mereka, denganadanya sistem

tersebut dinilai memberikan efisiensi waktu dan tenaga parapekerja.

(www.kompasiana.com)

Penggunaan teknologi informasi dapat memudahkan pelaku bisnisdalam

melakukan aktivitas bisnisnya dan membantu dalam persaingandengan para

pelaku bisnis lain. Selain itu, penggunaan teknologi informasidapat mengubah

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1585

http://www.kompasiana.com/

cara kerja menjadi lebih sederhana dan lebih cepat. Pekerjaanyang sebelumnya

dilakukan secara manual dengan menggunakan teknologi informasidapat

dilakukan secara otomatis yang dapat terselesaikan dengan cepat.Penggunaan

teknologi informasi juga dapat mempercepat proses pengambilankeputusan di

perusahaan karena data yang diperlukan sudah tersedia dan dapatdiperoleh

dengan cepat sehingga perusahaan bisa lebihkompetitif.(http://antidws.com/)

Teknologi informasi dapat digunakan oleh berbagai jenis badanusaha,

dimana teknologi informasi dapat memberikan banyak kontribusiyang sangat

baik pada sistem informasi setiap bidang usaha yang memanfaatkanteknologi

informasi. Memanfaatkan teknologi informasi menyebabkan banyakterjadinya

perubahan yang luar biasa dalam persaingan, produksi, pemasaran,pengelolaan

SDM, penanganan transaksi, pertukaran informasi antar perusahaandengan

pelanggan maupun terhadap perusahaan lain, pemasok, pemegangsaham atau

seluruh pihak yang berkepentingan di dalam perusahaan. Sehinggakontribusi

teknologi informasi merupakan salah satu kunci keberhasilanperusahaan.

(http://www.it-bisnis.com)

Menurut Haag et al., (2008), teknologi informasi adalah ruanglingkup

yang menggunakan teknologi dalam mengatur dan memprosesinformasi. Salah

satu teknologi informasi manajemen pada zaman sekarang yangbanyak

digunakan perusahaan adalah sistem informasi manajemen sediaan.Sistem

informasi manajemen sediaan dapat mempermudah pemantauan jumlahstok,

mempermudah pencatatan, dan membantu dalam pengambilankeputusan.

Perusahaan yang sukses memiliki sistem informasi yang baikdengan

penerapan information technology yang sesuai adalah PT AnugrahArgon Medica

(AAM), PT Bank Central Asia Tbk., PT Asuransi Allianz UtamaIndonesia, PT

Danareksa (Persero), PT Vico Indonesia, PT Bentoel Prima, PTGoldschmidt

Sumi Asih, PT Garuda Indonesia (Persero), PT TelekomunikasiIndonesia Tbk.

Perusahaan-perusahaan tersebut merupakan peraih juara pertamadalam Warta

Ekonomi E-Company Award 2008 yang digelar oleh Majalah ekonomidan bisnis

Warta Ekonomi. (www.wartaekonomi.co.id)

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1586

http://antidws.com/http://www.it-bisnis.com/http://www.wartaekonomi.co.id/

Kebutuhan akan Sistem Informasi sudah merupakan tuntutan yangtidak

dapat terhindarkan mengingat perkembangan lingkungan eksternalorganisasi

semakin bergerak cepat, saat ini sudah berbasis teknologisehingga setiap

organisasi harus bisa membaca perkembangan sistem informasiberbasis

teknologi. Dalam organisasi penting adanya dukungan teknologiinformasi agar

dapat membantu perbaikan kinerja organisasi.(http://www.kompasiana.com)

Perkembangan bisnis dengan sistem informasi saat ini salahsatunya ialah

industri ritel. Menurut Asosiasi Pengusaha Ritel Indonesia(APRINDO), bisnis

ritel atau usaha eceran di Indonesia mulai berkembang padakisaran tahun 1980an

seiring dengan adanya perkembangkan ekonomi Indonesia. Industriritel di

Indonesia saat ini semakin berkembang dengan semakin banyaknyapembangunan

gerai-gerai baru diberbagai tempat. Jumlah gerai ritel modernyang tergabung

dalam Asosiasi Pengusaha Ritel Indonesia (APRINDO) mencapai20.000 gerai.

Dimana, Pertumbuhan gerai hypermarket rata-rata sebesar 30persen per tahun,

Supermarket 7 persen per tahun dan Mini Market sekitar 15 persenper tahun.

Sementara, menurut Ketua Ikatan Pedagang Pasar Indonesia(IKAPPI) jumlah

Ritel Tradisional di seluruh Indonesia telah terjadi penurunanyang berdasarkan

data Kementerian Perindustrian yang dikeluarkan pada tahun 2007,jumlah pasar

tradisional mencapai 13.750 pasar dan pada tahun 2011Kementerian Perdagangan

melansir data jumlah pasar tradisional tinggal 9.950 pasar.

(http://industri.bisnis.com)

Toko Prima terletak di Jl. Hj Saenso No. 9 Kab. Parigi Moutong,Palu,

Sulawesi Tengah. Toko Prima merupakan badan usaha yang bergerakdibidang

ritel yang menjual barang kebutuhan sehari-hari danmendistribusikan barang

dagang ke pelanggan eceran dan pelanggan grosir. Prosesdistribusi ke pelanggan

eceran yaitu pelanggan eceran datang langsung ke Toko untukmembeli barang

yang dibutuhkan, sedangkan proses distribusi ke pelanggan grosiryaitu dengan

menyediakan tenaga salesman yang datang langsung ke tempat usahapelanggan

grosir dan melakukan proses pencatatan barang yang akandipesan.

Dalam menjalankan usahanya Toko Prima memiliki beberapapesaing

aktual yang bergerak dalam bidang usaha yang sama di Parigiyaitu Toko Utama

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1587

http://industri.bisnis.com/

dan Toko Glory. Walaupun bergerak dalam bidang usaha yang samayaitu

menjual barang kebutuhan sehari-hari, namun Toko Prima memilikibeberapa

keunggulan yang tidak dimiliki para pesaingnnya. Berdasarkanhasil wawancara

dengan pemilik Toko Prima keunggulan yang dimiliki yaitu jumlahsupplier yang

lebih banyak dibandingkan dua pesaingnya, Toko Prima juga sudahmembangun

usaha terlebih dahulu dibanding pesaingnya jika dilihat daritahun berdirinya,

keunggulan lainnya adalah produk yang dijual yaitu menjualberbagai jenis barang

termasuk kebutuhan sembako, Toko Prima juga memiliki tenagapenjual untuk

melayani pelanggan grosir dan lokasi usaha yang lebih strategisdibandingkan

dengan dua pesaing aktualnya.

Tabel 1.1

Keunggulan Toko Prima dibandingkan Pesaing

Keterangan Badan Usaha

Toko Prima Toko Utama Toko Glory

Tahun

Berdiri Tahun 1990 Tahun 1995 Tahun 1998

Nama

Pemasok

1. PT. Surya Celebes Perkasa,

2. PT. HM Sampoerna Tbk,

3. PT. Sumber Cipta Multi Niaga,

4. PT. Sumber Kawan Hidup,

5. CV. Mitra Abadi, 6. PT. Niaga Nusa

Abadi, 7. CV. Nayaka, 8. PT. Multi Nabati

Sulawesi, 9. PT. Sinar Niaga

Sejahtera, 10. PT. Kurnia Sukses

Bersama, 11. PT. Enseval Putera

Megatrading, 12. CV. Tirta Mas, 13. CV. Manggala Utama

Parigi, 14. PT. Varia Kencana,

1. PT. Surya Celebes Perkasa,

2. PT. Sumber Kawan Hidup,

3. CV. Mitra Abadi, 4. PT. Kurnia Sukses

Bersama, 5. CV Manggala Utama

Parigi, 6. PT. Varia Kencana, 7. CV. Jaya Makmur

Sakti, 8. CV. Tirta Mas, 9. PT. Enseval Putra

Megatrading, 10. PT. Multi Nabati

Sulawesi, 11. CV. Nayaka, 12. Tompotika Raya

Parigi.

1. PT. Sumber Kawan Hidup,

2. PT. Niaga Nusa, 3. CV. Nayaka, 4. PT. Multi Nabati

Sulawesi, 5. PT. Surya Celebes

Perkasa, 6. CV. Tirta Mas, 7. CV. Manggala

Utama Parigi, 8. PT. Enseval Putra

Megatrading, 9. Tompotika Raya

Parigi, 10. PT. Surya Setia

Sejahtera, 11. PT. Indofood CBS

Sukses Makmur, 12. PT. Varia Kencana, 13. PT. Pagasindo, 14. PT.Bentoel, 15. PT. Varia Kencana, 16. Viva Pakarindo.

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1588

15. CV. Jaya Makmur Sakti,

16. PT. Nojoro Tobacco International,

17. PT. Bentoel, 18. Tompotika Raya

Parigi, 19. PT. Surya Setia

Sejahtera, 20. PT. Indofood CBS

Sukses Makmur, 21. Viva Pakarindo, 22. PT. Pagasindo, 23. PT.Eagle Indo

Pharma

Produk yang

dijual

Barang dagang: Menjual berbagai jenis barang termasuk kebutuhansembako

Barang dagang: Tidak menjual kebutuhan sembako

Barang dagang: Tidak menjual kebutuhan sembako

Tenaga

Penjual

(Sales)

Memiliki Tenaga Salesman

Tidak memiliki Tenaga Salesman

Tidak memiliki Tenaga Salesman

Lokasi

badan usaha

Lokasi berada di jalur angkutan umum dan dekat dengan pasartradisional

Lokasi usaha berada jauh dari jalur angkutan umum dan jauh daripasar tradisional

Lokasi berada tepat didepan pasar tradisional

Sumber : Data internal Toko Prima

Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa tahun berdiri TokoPrima

lebih lama dibandingkan dengan para pesaingnya, sehingga TokoPrima sudah

memiliki jumlah pemasok lebih banyak sejumlah 23 pemasok. Halini

dikarenakan para pemasok sudah memiliki rasa percaya denganpengalaman usaha

Toko Prima. Selain itu, Produk atau barang dagang yangditawarkan lebih

beragam dibandingkan pesaingnya dikarenakan Toko Prima jugamelengkapi

barang dagangnya dengan menjual kebutuhan sembako sedangkanpesaingnya

tidak menjual atau tidak menyediakan kebutuhan sembako. Selainitu, Toko Prima

juga memiliki Tenaga Salesman untuk melayani pelanggan khususnyaPelanggan

Grosir dan didukung juga dengan lokasi badan usaha yang lebihstrategis jika

dibandingkan dengan pesaingnnya.

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1589

METODOLOGI PENELITIAN

Pada penelitian ini yang menjadi objek dalam pengambilan dataadalah

Toko Prima. Toko Prima adalah Usaha dagang yang menjual barangkebutuhan

sehari-sehari dan mendistribusikan barang dagang ke pelangganeceran dan

pelanggan grosir. Tahapan yang dilakukan dalam pengumpulandata-data yang

diperlukan adalah sebagai berikut :

1. Riset Lapangan

Riset Lapangan adalah aktivitas penelitian dengan caramelakukan

kegiatan pengamatan langsung pada objek. Pada tahap ini,penulis

melakukan dua aktivitas yaitu:

a. Wawancara, penulis langsung melakukan wawancara dengan

pemilik toko untuk memperoleh data-data yang diperlukan

penelitian.

b. Dokumentasi, penulis mengumpulkan data-data yangdiperlukan

berdasarkan catatan yang ada pada badan usaha, terutamauntuk

data yang berkaitan dengan pembelian dan penjualan, jumlah

persediaan, data pelanggan grosir, data supplier

2. Studi Kepustakaan

Pada tahap ini, penulis juga mempelajari beberapa buku literaturyang

berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dan akanmenjadi

bahan pertimbangan antara teori dengan yang terjadidilapangan.

Tahapan rancangan sistem informasi manajemen sediaan yangdigunakan

dalam skripsi ini yaitu mengacu pada System Development LifeCycle yang terdiri

dari 7 tahapan, sebagai berikut:

1. Perencanaan

Pada tahap perencanaan yaitu dengan melihat proses awalpembelian,

penjualan dan sediaan yang ada di Toko Prima.

2. Analisis

Pada Tahap analisis yaitu menganalisis aktivitas operasi daripembelian,

penjualan dan data sediaan yang saat ini masih dilakukan secaramanual

3. Desain

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1590

Pada tahap merancang untuk sistem informasi manajemen sediaanyang

sudah termasuk didalamnya pencatatan data dari pembeli,jumlah

barang yang terjual dan masuk di Toko Prima ke dalam sebuahsistem

yang terkomputerisasi agar memudahkan seluruh kegiatanoperasional

badan usaha

4. Pengembangan

Pada tahap pengembangan database yang sudah dirancang untuk

memperoleh hasil yang diinginkan untuk masa yang akan datang

5. Uji Coba

Pada tahap ini dilakukan untuk membuat verifikasi uji cobarancangan

sistem informasi manajemen sediaan di Toko Prima danmenanyakan

pendapat dari pemilik selaku pimpinan dari Toko Prima untuk ujicoba

rancangan tersebut

6. Implementasi

Pada tahap ini untuk mengimplementasikan rancangan sisteminformasi

manajemen sediaan pada sistem operasional Toko Prima

7. Maintenance

Pada tahap ini ada penambahan program perlindungan dataterhadap

sistem yang sudah dirancang.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Tahap Perencanaan

Rancangan Sistem Informasi Manajemen Sediaan dimulai dengan

mengumpulkan data dan mengolah data Toko Prima Perencanaanprogram-

program dengan menggunakan sistem flowchart, dan Accurate 5untuk pembuatan

sistem pada Toko Prima yang berkaitan dengan transaksi pembeliandan

penjualan, dan sediaan. Kebutuhan data untuk rancangan sisteminformasi

manajemen sediaan adalah (1) Data Supplier; (2) Data Pelanggan;(3) Data

Sediaan; (4) Data Penjualan; (5) Data Pembelian

Pada Rancangan sistem informasi manajemen sediaan akan ada

penambahan departeman Electronik Data Processing (EDP) untuksetiap proses

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1591

yang ada di Toko Prima yang akan melibatkan hardware, software,dan

brainware. Hardware, yang digunakan yaitu seperangkat komputeryang akan

menunjang software untuk dinstal ke komputer, setelah komputersiap maka akan

dilakukan penginstalan program software ke dalam komputer, ujicoba rancangan

yang dilakukan dengan menginput data pada software yangdigunakan yaitu

Accurate 5 (Tahapan proses penggunaan software dapat dilihatpada tahap Uji

coba) yang dapat membantu proses operasional di Toko Prima.Rancangan sistem

dilakukan pada proses pembelian dan penjualan. Penggunaan EDPpada

rancangan sistem informasi manajemen sediaan akan membutuhkanbiaya lebih

karena meliputi pembelian seperangkat komputer dan biayapembelian software

yang akan digunakan.

Pada rancangan sistem yang baru Toko Prima juga membutuhkansumber

daya manusia (SDM) yang dapat mengoperasikan sistem tersebut.Selain itu,

untuk menjalankan sistem tersebut maka ada penambahan karyawanyaitu kepala

keuangan dan perubahan tugas pada jabatan pimpinan, petugastoko, petugas

gudang dan salesman.

1. Pimpinan

Tugas dari pimpinan yaitu mengontrol dan mengawasi kegiatan

operasional toko seperti : (1) Kinerja karyawan, (2) KelancaranArus kas

dan Arus barang badan usaha, (3) Pendapatan Penjualan, (4)Pengecekkan

harga, kualitas barang yang diperoleh dari supplier, (5)Menerima laporan

dari transaksi pembelian dan penjualan serta sediaan yang adadigudang

dan (6) Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasionaldan

sebagai pengambil keputusan di Toko Prima.

2. Kepala Keuangan

Tugas dari kepala keuangan yaitu (1) mengurus seluruh pembayaranke

supplier dan penagihan ke pelanggan, (2) Mengurus danperhitungan gaji

karyawan, (3) Membuat laporan transaksi pembelian danpenjualan.

3. Petugas Toko

Tugas dari petugas toko yaitu (1) Memenuhi pesanan pelanggan,(2)

melakukan pembelian ke supplier, (3) Membuat faktur penjualandi

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1592

komputer, (4) Melakukan Update harga, kode, dan kuantitas barangpada

file sediaan di komputer.

4. Petugas Gudang

Tugas dari Petugas gudang yaitu (1) Menyiapkan barangpesanan

pelanggan dan melakukan pengecekkan kesesuaian barang denganfaktur

penjualan, (2) Menerima Barang dan melakukan pengecekkanbarang

datang dengan faktur pembelian dari supplier

5. Salesman

Tugas dari salesman yaitu (1) Menawarkan barang dan mencatatseluruh

pesanan dari pelanggan, (2) membantu kepala keuangan dalammelakukan

penagihan ke pelanggan, jika pelanggan tidak membayar piutangmaka

salesman akan menarik kembali barang yang dibeli olehpelanggan.

2. Tahap Analisis

Analisis yang dilakukan adalah membandingkan antara penerapanSistem

Informasi Manajemen Sediaan untuk rancangan transaksi pembeliandan

penjualan, dan sediaan dengan cara manual yang saat inidijalankan. Sehingga

dapat diketahui mana yang lebih baik untuk dijalankan. Analisisyang dilakukan

sebagai berikut:

1. Transaksi Pembelian Toko Prima

Pada Toko prima untuk proses pembelian sudah diperlihatkan

bahwa proses pembelian yang dilakukan masih secara manualatau

konvensional. Dapat dilihat pada bagan alur yang terdapat padaBAB III

(Gambar 3.2), Proses pemesanan barang dagang ke supplierdilakukan

dengan melihat dan membuka satu persatu data berupa notapembelian

sebelumnya dan nota penjualan ke pelanggan. Dengan melakukan

pengecekkan pada nota-nota tersebut maka pemilik toko akan

memperkirakan jumlah barang yang akan dipesan ke supplier,kemudian

pemilik toko akan melakukan pengecekkan barang digudangdengan

meminta petugas gudang. Dengan melakukan pengecekkan secara

langsung ke gudang maka pemilik toko dapat memastikanperkiraannya

terhadap jumlah atau stok barang tersebut benar atau tidak danbarang

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1593

masih ada atau sudah habis. Hal ini tentunya membutuhkan waktuyang

lama untuk mengambil keputusan karena prosesnya yang lamauntuk

mendapatkan informasi ketersediaan barang digudang. Selain itu,dalam

satu gudang terdapat berbagai jenis dan nama barang, sehinggapetugas

gudang harus menghitung satu persatu jumlah barang yang adagudang.

Setelah mendapatkan informasi terkait ketersediaan barang makapemilik

toko akan mengambil keputusan untuk melakukan pemesanan atautidak.

Pada rancangan sistem informasi manajemen sediaan berbasis

komputerisasi dengan menggunakan program software, maka TokoPrima

dengan mudah dan cepat untuk mendapatkan informasi sediaandigudang.

Sehingga pemilik toko dengan cepat untuk mengambil keputusanterkait

pembelian barang dagang ke supplier.

2. Proses Penjualan Toko Prima ke Pelanggan Eceran

Proses penjualan pelanggan eceran dapat dilihat pada BAB IIIyang

memperlihatkan proses penjualan masih dilakukan secarakonvensional

atau manual. Bagan Alur yang terdapat pada gambar 3.3 yaitu

menggunakan kertas untuk mencatat jumlah pesanan daripelanggan

eceran dengan menuliskan satu per satu jumlah dan jenis barangyang

dipesan. Proses menulis satu per satu nama barang di notamembutuhkan

waktu yang lama karena banyaknya jumlah barang yang dibelioleh

pelanggan, selain itu pemilik toko sering mendapatkan Komplaindari

pelanggan karena salah memasukkan harga barang. Hal ini terjadikarena

pemilik toko harus membuat nota dengan cepat agar dapatmelayani

konsumen dengan tepat waktu. Pada rancangan sistem informasi

manajemen sediaan, petugas toko akan langsung menginputpesanan

pelanggan ke komputer kemudian print faktur penjualan. Selainitu, dapat

menghemat kertas dan bolpen dan meminimalisasi kesalahanpenulisan

harga pada barang karena sebelumnya program software yangdigunakan

sudah diatur dengan mencantumkan kategori, nama, kuantitas danharga

barang. Jika ada perubahan harga atau kuantitas barang makapetugas toko

dapat mengubah harga dan kuantitas barang.

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1594

3. Proses Penjualan Toko Prima ke Pelanggan Grosir

Pada BAB III terlihat bahwa proses penjualan ke pelanggangrosir

dilakukan secara konvensional atau manual. Bagan Alur yangterdapat

pada gambar 3.4 memperlihatkan, dimana pemilik toko akanmenerima

berupa catatan yang ditulis dibuku dan menyerahkannya lagi kepetugas

gudang untuk dilakukan pengecekkan satu persatu untuk barangyang

dipesan, apakah masih ada atau sudah habis. Lalu, petugas gudangakan

memberikan tanda centang untuk barang yang masih ada dan tandasilang

untuk barang yang sudah habis, kemudian diserahkan kembali kepemilik

toko dan barulah pemilik toko menuliskan kembali pesanantersebut ke

buku nota (hanya mencatat barang yang masih tersedia digudang).Selain

itu, biasanya pelanggan grosir sudah menuliskan barang pesananke buku

lalu pemilik toko akan langsung mencantumkan harga dan totalpembelian

tanpa menyalin kembali ke nota. Pada rancangan sisteminformasi

manajemen sediaan, Petugas toko akan melakukan penginputan satuper

satu barang ke komputer, proses penginputan dengan memasukkankode/

nama barang lalu akan muncul nama barang dan harga kemudiandicek

apakah barang diinput sudah sesuai dengan orderan, selanjutnyaPrint

faktur penjualan sebanyak dua rangkap, rangkap kedua diberikanke

pelanggan dan rangkap pertama sebagai arsip toko prima untukpenagihan

ke pelanggan.

3. Tahap Rancangan

Rancangan sistem informasi manajemen sediaan dimulai dalambentuk

flowchart yang dapat memperlihatkan transaksi pembelian danpenjualan di Toko

Prima. Pada rancangan ini akan ada, Diagram yang menunjukkanproses

rancangan sistem informasi manajemen sediaan pada Toko Prima,dimana sistem

tersebut dapat memberikan informasi terkait data-data yangdibutuhkan oleh

badan usaha berupa data pelanggan, supplier, dan sediaan. Selainitu, sistem

tersebut akan membantu transaksi pembelian dan penjualan sertaproses

pengambilan keputusan di Toko Prima.

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1595

Pada Tahap desain pembuatan sistem ini, Toko Primamenggunakan

software Accurate 5. Langkah awal penggunaan Accurate 5 yaitudengan

menginput satu per satu data-data yang dibutuhkan terkait denganpembelian dan

penjualan barang seperti data barang, data pelanggan, datasupplier dan membuat

object yang berisi komponen-komponen, seperti Table yang terdiridari Table

Supplier, Daftar Barang, Table Customer, Table TransaksiPembelian, Table

Transaksi Penjualan.

1. Table Supplier

Gambar 4.15

Table Supplier

(Sumber :Accurate 5,2017, diolah)

2. Daftar Barang

Gambar 4.16

Table Daftar Barang

(Sumber :Accurate 5,2017, diolah)

3. Table Customer

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1596

Gambar 4.17

Table Customer

(Sumber :Accurate 5,2017, diolah)

4. Table Transaksi Pembelian

Gambar 4.18

Table Transaksi Pembelian

(Sumber :Accurate 5,2017, diolah)

5. Table Transaksi Penjualan

Gambar 4.19

Table Transaksi Penjualan

(Sumber :Accurate 5,2017, diolah)

4. Tahap Pengembangan

Pada tahap pengembangan akan dilakukan dengan mengidentifikasilagi

kebutuhan-kebutuhan Toko Prima, dimana pada proses ini penggunaakan

bertemu dengan pengembang program dan pengguna akan menjelaskankebutuhan

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1597

sistem. Selanjutnya, membuat program sistem yang sesuai dengankeinginan

pengguna dan melakukan pengujian pada program sistem yangakan

dikembangkan. Pada proses pengujian, pengguna dapat melakukanpengujian dan

memberikan kritik dan saran, lalu dilakukan perbaikan sesuaidengan masukan

dari pengguna. Jika proses perbaikan selesai maka pengguna dapatmenjalankan

program sistem yang sudah dikembangkan.

Pada program software Accurate 5 belum bisa mencakup seluruh

operasional perusahaan seperti pemilihan supplier terbaik dengankriteria

pemberian Harga, Kualitas Produk, Proses Pengiriman dan Kemasan.Selain itu,

pemilihan barang berdasarkan frekuensi penggunaan yaitu FastMoving dan Slow

Moving juga perlu dikembangkan pada program Accurate 5.Pengembangan

selanjutnya pada program yaitu dapat mengetahui besarnyapersediaan yaitu safety

stock, kapan harus menyediakan safety stock dan berapa jumlahsafety stock yang

harus disediakan.

5. Tahap Uji Coba

Pada rancangan sistem informasi manajemen sediaan dilakukan UjiCoba

dengan menggunakan program Software yaitu Accurate 5 dariCPSSOFT sudah

dilengkapi dengan data-data operasional berupa laporanpenjualan, laporan stok

barang, data supplier, data pelanggan. Hasil rancangan tersebutakan diperlihatkan

pada Pemilik Toko agar dapat melihat hasil yang dicapai daripenggunaan sistem

informasi manajemen sediaan di Toko Prima. Selain itu, pemiliktoko yang

sekaligus menjadi kasir akan mempelajari cara kerja darisoftware tersebut.

6. Tahap Implementasi

Pada Tahap ini, Pemilik Toko akan melihat keuntungan daripenggunaan

sistem informasi manajemen sediaan yang akan membantu aktivitasoperasional

badan usaha, yaitu ketepatan dan kecepatan untuk mendapatkaninformasi yang

diperlukan terkait stok barang, pembuatan laporan, datapembelian dan data

penjualan ke pelanggan baik eceran maupun grosir. Oleh karenaitu, dengan

adanya rancangan sistem informasi manajemen sediaan berbasiskomputerisasi

dengan program software Accurate 5 dapat mengelola seluruhoperasional Toko

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1598

Prima terutama terkait pengelolaan persediaan, transaksipembelian dan penjualan

dapat berjalan dengan baik.

7. Tahap Maintenance

Tahapan terakhir yaitu Maintenance atau Perawatan yang akandilakukan

secara rutin pada sistem yang sudah dirancang dan diterapkanagar data-data yang

ada tidak hilang, melakukan backup dan restore data, serta dapatterjaga

kerahasiannya karena pada software tersebut terdapat User Logindan dapat

menyesuaikan hak akses masing-masing. Sehingga untuk menggunakansoftware

tersebut hanyalah pihak yang mempunyai otoritas dalammenjalankan sistem

tersebut.

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan latar belakang pada BAB I, Toko Prima memilikimasalah

terkait sediaan. Masalah tersebut menyebabkan Toko Primakesulitan dalam

pengambilan keputusan. Dengan adanya rancangan sistem informasimanajemen

sediaan diharapkan dapat mengurangi penumpukan barang digudang,informasi

terkait jumlah atau stok dari barang dagang, dan transaksipembelian dan

penjualan menjadi lebih mudah dan cepat.

Informasi yang mudah didapatkan akan mempengaruhi setiapaktivitas

pembelian Toko Prima, karena berpengaruh pada proses pemesananbarang ke

pihak supplier dan untuk melakukan pemesanan barang harusdisesuaikan dengan

permintaan terhadap barang, sehingga pemilik toko dapatmengambil keputusan

untuk melakukan pemesanan dan dapat dilakukan dengan mudah dancepat serta

dapat meminimalkan terjadi kekurangan maupun kelebihan barangdigudang.

Rancangan sistem informasi manajemen sediaan di Toko Prima

menggunakan System Development Life Cycle (SDLC). Pada Studi iniakan

menggunakan tujuh tahapan yang ada pada SDLC yang akan mendukungproses

pengambilan keputusan di Toko Prima. Tujuh tahapan tersebutadalah

Perencanaan, Analisis, Desain, Pengembangan, Uji Coba,Implementasi,

Maintenance.

1. Perencanaan

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1599

Rancangan Sistem Informasi Manajemen Sediaan dimulai dengan

mengumpulkan data dan mengolah data pembelian Toko Prima yaitudata

yang terkait dengan Supplier, Pelanggan dan Stok barangdigudang.

Perencanaan program-program dengan menggunakan sistemflowchart,

dan Accurate 5 untuk pembuatan sistem pada Toko Prima yangberkaitan

dengan transaksi pembelian dan penjualan, dan sistem sediaan.Kemudian,

merencanakan penggunaan dan pengembangan sistem informasi

manajemen sediaan tersebut.

2. Analisis

Tahap analisis untuk menganalisa sistem yang telah adadengan

tujuan untuk merancang sistem yang baru. Pada penelitian ini

menggunakan konsep Sistem Informasi Manajemen Sediaan agardapat

mengetahui bagaimana aktivitas operasional terkait dengantransaksi

pembelian dan penjualan, dan sediaan di Toko Prima yangdapat

dijalankan dengan lebih mudah dan cepat dengan menerapkanSistem

Informasi Manajemen Sediaan.

3. Desain

Setelah tahapan analisis selesai, maka tahap selanjutnyaadalah

untuk merancang. Dimana pada tahapan ini akan menggunakanElectronic

Data Processing (EDP) yang meliputi Hardware, Software, dan

Brainware (Perangkat keras, Perangkat Lunak, dan siapa yangakan

menjalankan sistem yang sudah dirancang).

4. Pengembangan

Pada tahap pengembangan akan dilakukan dengan

mengidentifikasi lagi kebutuhan-kebutuhan Toko Prima, dimanapada

proses ini pengguna akan bertemu dengan pengembang programdan

pengguna akan menjelaskan kebutuhan sistem. Selanjutnya,membuat

program sistem yang sesuai dengan keinginan pengguna danmelakukan

pengujian pada program sistem yang akan dikembangkan. Padaproses

pengujian, pengguna dapat melakukan pengujian dan memberikankritik

dan saran, lalu dilakukan perbaikan sesuai dengan masukandari

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1600

pengguna. Jika proses perbaikan selesai maka pengguna dapat

menjalankan program sistem yang sudah dikembangkan.

Pada program software Accurate 5 belum bisa mencakup seluruh

operasional perusahaan seperti pemilihan supplier terbaik dengankriteria

pemberian Harga, Kualitas Produk, Proses Pengiriman danKemasan.

Selain itu, pemilihan barang berdasarkan frekuensi penggunaanyaitu Fast

Moving dan Slow Moving juga perlu dikembangkan pada program

Accurate 5. Pengembangan selanjutnya pada program yaitudapat

mengetahui besarnya persediaan yaitu safety stock, kapanharus

menyediakan safety stock dan berapa jumlah safety stock yangharus

disediakan.

5. Uji Coba

Pada Tahapan ini akan menggunakan Program Software yaitu

ACCURATE 5 sudah dilengkapi dengan data-data operasionalberupa

laporan penjualan, laporan stok barang, data supplier, datapelanggan.

Hasil rancangan tersebut akan diperlihatkan pada Pemilik Tokoagar dapat

melihat hasil yang dicapai dari penggunaan sistem informasimanajemen

sediaan di Toko Prima. Selain itu, pemilik toko yang sekaligusmenjadi

kasir akan mempelajari cara kerja dari software tersebut.

6. Implementasi

Pada Tahap ini, Pemilik Toko akan melihat manfaat dari

penggunaan sistem informasi manajemen sediaan yang akanmembantu

aktivitas operasional badan usaha, yaitu ketepatan dan kecepatanuntuk

mendapatkan informasi yang diperlukan terkait stok barang,pembuatan

laporan, data pembelian dan data penjualan ke pelanggan baikeceran

maupun grosir.

7. Maintenance

Tahapan terakhir yaitu Maintenance atau Perawatan yang akan

dilakukan secara rutin pada sistem yang sudah dirancang danditerapkan

agar data-data yang ada tidak hilang, melakukan backup danrestore data,

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1601

serta dapat terjaga kerahasiannya karena pada software tersebutterdapat

User Login dan dapat menyesuaikan hak akses masing-masing.

REKOMENDASI

Pada saat ini, kebutuhan sistem informasi manajemen sediaandengan

program software ACCURATE 5 sudah dapat memenuhi kebutuhan TokoPrima

karena untuk saat ini yang menjadi fokus utama yaitupengendalian stok atau

jumlah sediaan digudang yang akan mempengaruhi pengambilankeputusan

terkait dengan pembelian barang dagang ke supplier, transaksipenjualan ke

pelanggan eceran dan pelanggan grosir. Dalam pembuatan SistemInformasi

Manajemen Sediaan pada proses Pembelian dan Penjualan di TokoPrima ini

ada beberapa saran untuk pengembangan sistem, yaitu :

1. Pengembangan selanjutnya yaitu adanya pemeliharaan sistem,baik

pemeliharaan perangkat keras maupun pengolahan data sistemsoftware

agar dapat digunakan secara maksimal.

2. Transaksi penjualan barang masih berdasarkan kode diharapkanuntuk

kedepannya dapat dikembangkan dengan menggunakan alatbarcode.

3. Pengembangan terkait database program perlu dilengkapi lagidengan data

karyawan, seperti sistem perhitungan pemberian gajikaryawan.

4. Melakukan pelatihan kepada karyawan agar program softwaretidak hanya

sebatas pemilik saja yang menggunakan, tetapi karyawannya jugadapat

diberikan pelatihan agar ke depannya pengguna program jugadapat

digunakan oleh karyawan.

Pada rancangan sistem informasi manajemen sediaan denganpenambahan

Electronic Data Processing, dimana Toko Prima akan mengeluarkanbiaya

pembelian komputer dan software yang akan digunakan, walaupunToko Prima

harus mengeluarkan biaya tambahan tetapi ini adalah inventasijangka panjang

yang akan memberikan keuntungan bagi Toko Prima agar dapatmemaksimalkan

kegiatan operasional terkait proses pembelian dan penjualan.

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1602

DAFTAR PUSTAKA

Baltzan Paige, Philips Amy, Haag Stephen, 2008, Business DrivenTechnology,

International Edition, Fifth Edition, Mc Graw Hill, Irwin.

Mcleod, Raymond Jr and George Schell, Management InformationSystem,

Ninth Edition, Pearson Prentice Hall, New Jersey, 2004.

Norton. P., 2003, Introduction to Computers, Fifth Edition, McGraw Hill

Edition, New York.

O’Brien, J. A., 2006, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12,Salemba Empat.

Romney, M. B. and Paul John Steinbart, 2003, AccountingInformation

Systems, Nice Edition, Prentice Hall, Inc., United States ofAmerica.

Russel, Roberta S., and Bernard W. Taylor JJJ, 2003, OperationManagement,

Fourth Edition, Prentice-Hall International, Inc., United StatesOf

America.

Sutabri, Tata., 2005, Sistem Informasi Manajemen, First Edition,ANDI.,

Yogyakarta.

Turban, E. R. K. Rainer, dan R. E. Potter, 2005, Introduction toInformation

Technology, Third Edition, John Wiley & Sons, Inc., NewYork.

Waters, Donald, 2003, Inventory Control and Management, SecondEdition,

John Wiley & Sons Ltd., England.

Whitten, Jeffrey L., and Lonnie D. Bentley, System Analysis andDesign

Method, Fifth Edition, McGraw-Hill Companies, Inc., 2001.

http://antidws.com/2011/12/20/peran-teknologi-informasi-ti-it-dalam

organisasi-perusahaan/ (diunduh tanggal 9 Oktober 2016)

www.wartaekonomi.co.id (diunduh tanggal 11 November 2016)

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1603

http://antidws.com/2011/12/20/peran-teknologi-informasi-ti-it-dalam%20organisasi-perusahaan/http://antidws.com/2011/12/20/peran-teknologi-informasi-ti-it-dalam%20organisasi-perusahaan/http://www.wartaekonomi.co.id/

http://industri.bisnis.com/read/20150727/12/456703/aprindo-jika-ekonomi-

tumbuh-52-sektor-ritel-bisa-10 (diunduh tanggal 20 Februari2017)

http://www.kompasiana.com/2012/09/manfaat-teknologi-informasi.html

(diunduh tanggal 20 Februari 2017)

http://www.it-bisnis.com/2017/04/manfaat-it-teknologi-informasi-dalam-

bisnis.html (diunduh tanggal 2 Mei 2017)

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.7No.1 (2018)

1604

http://industri.bisnis.com/read/20150727/12/456703/aprindo-jika-ekonomi-tumbuh-52-sektor-ritel-bisa-10http://industri.bisnis.com/read/20150727/12/456703/aprindo-jika-ekonomi-tumbuh-52-sektor-ritel-bisa-10http://www.kompasiana.com/2012/09/manfaat-teknologi-informasi.htmlhttp://www.it-bisnis.com/2017/04/manfaat-it-teknologi-informasi-dalam-bisnis.htmlhttp://www.it-bisnis.com/2017/04/manfaat-it-teknologi-informasi-dalam-bisnis.html